Een virtual assistant (VA) is een onafhankelijke aannemer die administratieve en technische diensten verleent vanop afstand. Ze werken als zelfstandige online voor klanten over de hele wereld. Een virtual assistant is verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan taken, van gegevensinvoer en klantenondersteuning tot het schrijven van inhoud en het beheer van sociale media.

Taken en verantwoordelijkheden van een Virtual assistant

Virtuele assistenten hebben verschillende verantwoordelijkheden, afhankelijk van de behoeften van hun klant. Veel voorkomende taken zijn onder andere

Klantenservice ondersteuning:

Virtuele assistenten worden vaak ingehuurd om de klantenservice te ondersteunen, door te reageren op vragen via e-mail of telefoon. Dit kan gaan van het oplossen van problemen met producten of diensten tot het beantwoorden van algemene vragen over het bedrijf of het aanbod.

Gegevensinvoer en onderzoek:

VA’s kunnen verantwoordelijk zijn voor het invoeren van gegevens in spreadsheets of andere softwareprogramma’s, evenals het onderzoeken van onderwerpen die relevant zijn voor het bedrijf van de klant. Dit kan onderzoek naar trends in de sector zijn of het verzamelen van gegevens voor marktonderzoeksprojecten.

Beheer van sociale media:

Veel bedrijven vertrouwen op virtuele assistenten om hun sociale media-accounts te beheren. De taken kunnen bestaan uit het maken van berichten, het plannen van berichten voor publicatie, het bijhouden van interacties met volgers, deelnemen aan conversaties en nog veel meer.

Inhoud schrijven en bewerken:

VA’s kunnen worden gevraagd om blogberichten, artikelen en andere website-inhoud voor hun klanten te schrijven. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het proeflezen en redigeren van teksten voor publicatie.

Boekhouding en boekhoudkundige taken:

Virtuele assistenten kunnen helpen met boekhoudkundige taken zoals het factureren van klanten of het bijhouden van uitgaven en het beheren van crediteuren- en debiteurenadministratie. Er kan ook een beroep op hen worden gedaan om budgetten op te stellen of te helpen met belastingvoorbereidingstaken voorafgaand aan de jaarlijkse aangifte.

Algemene administratieve taken:

Administratieve taken variëren sterk afhankelijk van het type bedrijf, maar sommige kunnen bestaan uit het maken van presentaties in PowerPoint of andere softwareprogramma’s; het opmaken van documenten; correspondentie; het onderhouden van databases; projectbeheer; het coördineren van evenementen, enz. De lijst is vrijwel eindeloos!

De voordelen van het inhuren van een Virtual assistant

Door een virtual assistant in te huren, kunnen bedrijven kosten besparen en profiteren van ervaren professionals die snel en efficiënt verschillende taken kunnen uitvoeren zonder kostbare kantoorruimte in te nemen of extra middelen nodig te hebben, zoals apparatuur of benodigdheden die een werknemer ter plaatse nodig heeft. Bovendien zijn VA’s meestal op korte termijn beschikbaar, zodat bedrijven geen lange wervingsprocedures hoeven te doorlopen wanneer ze extra ondersteuning nodig hebben tijdens drukke periodes zoals verkoopcycli of vakantieperiodes wanneer de vraag groter is dan normaal.